Een vraag die mij nog steeds met regelmaat wordt gesteld. Menig ondernemer denkt ik plaats mijn algemene voorwaarden op mijn website en ik ben klaar. Ook zie ik dat men in veel gevallen ervoor kiest slechts een verwijzing te plaatsen in de offerte of op de factuur naar de algemene voorwaarden op hun website. Maar is dat eigenlijk wel genoeg? De praktijk laat namelijk zien dat wanneer algemene voorwaarden niet juist worden gehanteerd dit vervelende juridische gevolgen met zich meebrengt. Iets dat je als ondernemer liever niet ziet gebeuren. Dus hoe zit het nu dan precies?
Wat de algemene voorwaarden betreft, geldt er een informatieplicht. De tegenpartij moet een redelijke mogelijkheid hebben gehad om kennis te nemen van die voorwaarden. Hij of zij hoeft ze niet ook daadwerkelijk te hebben gelezen. Maar jij moet als ondernemer wel kunnen bewijzen dat je aan deze informatieplicht hebt voldaan.
Je kunt hier op verschillende manieren aan voldoen. Doe je zaken met kleine partijen, zoals de consument of eenmanszaken/zzp’ ers, dan moet je, je algemene voorwaarden ter hand stellen voor of bij het sluiten van de overeenkomst. In principe voldoe je hieraan door ze op de achterkant van je offerte te drukken en er op de voorkant naar te verwijzen. Op de factuur is te laat! Wanneer je zaken doet met grote partijen, gelden hierop uitzonderingen. Dan kun je bijv. wel enkel verwijzen in je offerte naar de algemene voorwaarden op je website of volstaan met te verwijzen naar de versie die ligt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Ook als je vaker zaken met elkaar doet en de anders is geen consument, kan dit voldoende zijn.
Overigens als het gaat om koop op afstand of wanneer de overeenkomst elektronisch tot stand komt, dan mag je de algemene voorwaarden ook elektronisch aanbieden. Let wel: ze moeten dan ook opgeslagen kunnen worden door bijv. een PDF bestand aan te bieden.
Ben je dienstverrichter bijv. een accountant dan geldt de hiervoor beschreven verplichting terhandstelling niet. Je mag je algemene voorwaarden alsdan aanbieden door te verwijzen naar een webadres, zelfs als de tegenpartij een consument is. Enkel dit verwijzen is dan wel voldoende.
Tip: Houd er rekening mee dat je zult moeten bewijzen dat de voorwaarden ten tijde van het sluiten van de overeenkomst op je website vermeld stonden en daar toegankelijk waren voor je klant. Geschillen ontstaan meestal pas na een tijdje. Je zult dus tegen die tijd (achteraf dus!) moeten kunnen bewijzen wat de inhoud van uw website ten tijde van het sluiten van de overeenkomst was. Je kunt je misschien voorstellen dat dit in de praktijk wel eens lastig kan zijn. Mijn advies is dan ook bij twijfels hierover je vast te houden aan het “klassieke” systeem en laat naast een verwijzing, de algemene voorwaarden tevens op de achterkant van je offerte drukken of bied de voorwaarden aan via PDF formaat. Zorg in elk geval dat je bewijs achter de hand hebt.